Vereinsfest planen: Checkliste für den Ausschank

Genehmigung, Personal, Kasse, Jugendschutz und Pfand – die Punkte, an denen es bei Dorf- und Vereinsfesten am häufigsten klemmt.

Ein Vereinsfest scheitert selten am Programm. Es scheitert am Tresen: zu wenig Leute, zu wenig Eis, keiner weiß, wer die Genehmigung hat, und am Ende stimmt die Kasse nicht. Diese Liste fasst zusammen, was vorher geklärt sein sollte.

Sechs bis acht Wochen vorher

• Gestattung klären. Für den Ausschank von Alkohol auf einer öffentlichen Veranstaltung braucht es in der Regel eine vorübergehende Gestattung nach § 12 Gaststättengesetz. Die beantragt der Veranstalter bei der Gemeinde oder dem Ordnungsamt. Das dauert, also früh anfangen – und schriftlich festhalten, wer sie besorgt.
• Anmeldung der Veranstaltung beim Ordnungsamt, dazu je nach Größe Absprachen zu Sperrzeit, Lärmschutz und Verkehr.
• GEMA: Wird Musik gespielt, muss sie angemeldet werden. Das ist Sache des Veranstalters, nicht des Ausschanks.
• Versicherung prüfen. Deckt die Vereinshaftpflicht das Fest ab?

Vier Wochen vorher

• Mengen planen. Rechne mit etwa einem Getränk pro Gast und Stunde, davon rund 40 Prozent alkoholfrei. Bei Festen mit wechselndem Publikum eher weniger pro Kopf, dafür über mehr Stunden. Mehr dazu in unserem Beitrag Wie viele Getränke pro Gast.
• Kommissionsware vereinbaren. Die meisten Getränkehändler nehmen ungeoeffnete Kisten zurück. Schriftlich festhalten.
• Kühlung organisieren. Der Punkt, der am häufigsten unterschätzt wird. Warmes Bier ruiniert jedes Fest.
• Personal einteilen – in Schichten, nicht für den ganzen Abend. Zwei Stunden pro Schicht sind realistisch, danach lässt die Laune nach.

Eine Woche vorher

• Kasse festlegen: Bar, Bons oder Wertmarken? Bons sind schneller und sicherer, brauchen aber eine zusätzliche Ausgabestelle.
• Wechselgeld in kleinen Scheinen und Münzen bereitlegen – deutlich mehr, als man denkt.
• Preisliste gut sichtbar aufhängen, groß genug zum Lesen aus zwei Metern.
• Pfandsystem festlegen. Mehrwegbecher mit ein oder zwei Euro Pfand haben sich bewährt und sparen Reinigungsaufwand.

Am Tag selbst

• Jugendschutz: Bier und Wein ab 16, Spirituosen und alles Gemixte ab 18. Im Zweifel Ausweis verlangen – auch bei Leuten, die man kennt. Ein Aushang am Tresen hilft, Diskussionen zu vermeiden.
• Kein Ausschank an offensichtlich Betrunkene. Unangenehm, aber notwendig.
• Wasser gut sichtbar und günstig anbieten.
• Kassenstand zwischendurch sichern und Bargeld nicht offen liegen lassen.
• Zwei Personen an der Kasse bei großem Andrang: einer kassiert, einer schenkt aus. Das verdoppelt den Durchsatz.

Danach

• Restbestände zählen, bevor abgebaut wird – sonst stimmt die Abrechnung nie.
• Leergut sortieren und zeitnah zurückbringen.
• Kurz aufschreiben, was gefehlt hat. Im nächsten Jahr ist es vergessen.

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